Comment Utiliser WORKPLACE


Qu’est-ce que Workplace ?
Workplace est une plateforme dédiée à l’échange d’outils et d’expériences professionnelles. Vous pouvez y retrouver vos collègues, y suivre l’actualité de votre entreprise, et y partager du contenu centré sur différentes thématiques.


Quelle est la différence entre mon compte Workplace et mon compte Facebook personnel ? 
Votre compte Workplace vous permet de communiquer et de collaborer avec vos collègues, de rejoindre des groupes en lien avec votre équipe ou vos projets et de consulter les actualités et l’activité de votre entreprise. Votre compte Facebook personnel, à l’inverse, vous permet de vous connecter avec vos proches, partager des souvenirs, des hobbies, etc.
Votre compte Workplace ne peut être vu que par les personnes de votre entreprise et il est distinct de votre compte Facebook personnel. Ce que vous partagez sur votre compte Workplace n’est visible que par les employés de votre entreprise, et le contenu visible sur votre compte personnel dépend de vos paramètres de confidentialité.

Remarque : Votre employeur ne peut pas accéder à votre compte Facebook personnel si vous utilisez Workplace, puisque les comptes sont séparés.

Quelles informations apparaissent sur mon profil Workplace ? 
Votre profil comprend des détails comme votre nom, l’intitulé de votre poste et vos coordonnées professionnelles. Vous pouvez personnaliser votre profil professionnel par l’ajout de détails tels qu’une photo de profil, une photo de couverture et d’autres informations dans la section « À propos ». 

Comment me connecter à Workplace ?
 1. Rendez-vous sur https://ifaci.workplace.com, et cliquez sur « Connexion ». Vous serez redirigés vers le portail de l’IFACI.
2. Entrez votre identifiant, votre mot de passe, et cliquez sur « S’identifier ». 

Remarque : Votre identifiant IFACI se présentera toujours sous le format « @ifaci.org ». Le mot de passe, quant à lui, est identique à celui que vous utilisez sur notre site web.
 

Je n'arrive pas à me connecter...
Si vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez le réinitialiser. Pour ce faire, cliquez sur « Mot de passe oublié ? » dans la page de connexion et suivez les instructions à l’écran. Vous pouvez également contacter les community manager de la plateforme.

Comment ajouter ou modifier une photo de profil ? 
Votre photo de profil aide les personnes à vous reconnaître sur Workplace.
Pour ajouter ou modifier votre photo de profil : 


1. Accédez à votre profil et passez le curseur de la souris sur votre photo de profil. 
2. Cliquez sur « Modifier la photo du profil »
3. Vous pouvez sélectionner une photo que vous avez déjà téléchargée ou sur laquelle vous êtes identifié(e),    importer une photo depuis votre appareil, ou prendre une nouvelle photo. 
4. Recadrez votre photo et cliquez sur « Rogner et enregistrer ». Si vous ne souhaitez pas recadrer votre        photo, cliquez sur « Ignorer » le rognage en bas à gauche, puis cliquez sur « Enregistrer la photo de            profil »

Remarque : toute personne qui consulte votre profil peut voir votre photo de profil actuelle.

Rédiger un message

Vous pouvez rédiger un message public soit dans un groupe, soit dans votre journal.
 
Pour rédiger un message dans un groupe, il vous suffit de cliquer en haut de la page du fil d’actualité dans le champ « Publiez dans un groupe » puis de sélectionner le groupe (ou directement à partir de la page du groupe dans la section « Exprimez-vous »).
 
Pour rédiger un message sur votre journal personnel, il vous suffit de cliquer en haut de la page dans le champ « Exprimez-vous ».

Ajouter des photos/vidéos

Pour ajouter des photos ou des vidéos à votre publication il vous suffit de cliquer sur le bouton « Photo/Vidéo » ou sur « Ajouter une photo/vidéo » depuis l’outil de publication :


Quels fichiers vidéo puis-je importer ?  
La méthode la plus simple pour optimiser la qualité de vos vidéos est de télécharger une vidéo HD.

Si vous exportez votre vidéo depuis un logiciel de montage (par ex. : Final Cut Pro, Avid, iMovie), nous vous recommandons les paramètres personnalisés suivants :

  • Une vidéo H.264 avec un son AAC et un format de fichier MOV ou MP4.
  • Un rapport hauteur/largeur de 1 280 px de large maximum (divisible par 16 px).
  • Une cadence de 30 ips ou moins.
  • Un son stéréo échantillonné à 44 100 Hz.

Le guide de votre logiciel doit comprendre des informations concernant l’exportation d’une vidéo avec des paramètres personnalisés.

Remarque : N’oubliez pas que les vidéos doivent durer moins de 120 minutes et ne pas dépasser 4 Go. Plus la vidéo est longue, plus la taille du fichier est importante. Cela peut entraver la qualité de la vidéo.

Ajouter un fichier
Vous pouvez ajouter des fichiers jusqu’à 100 Mo à des groupes dont vous êtes membre. N’oubliez pas que vous devrez peut-être attendre qu’un administrateur approuve votre publication, en fonction des paramètres du groupe.

Pour ajouter un fichier à un groupe :
1. Dans le groupe, cliquez sur « Fichier 
2. Cliquez sur « Choisir un fichier » pour sélectionner un fichier enregistré sur votre ordinateur.
3. Finalisez votre publication, puis cliquez sur « Publier »

Remarque : vous pouvez ajouter des fichiers à des groupes uniquement depuis un ordinateur. Les personnes qui sont en mesure de voir, d’importer ou d’exporter des fichiers dépendent des paramètres de confidentialité du groupe.
5 caractères minimum

Identifier des collègues dans la publication
Pour identifier un collègue ou un groupe dans un commentaire ou une publication, saisissez le symbole « @ » suivi des premières lettres de son nom ou du nom de groupe, puis sélectionnez son profil dans la liste qui s’affiche.

Lorsque vous commentez une publication, vous pouvez créer un lien vers un collègue en suivant la procédure ci-dessus. L’identification d’un collègue permet de créer un lien vers son profil et il peut même recevoir une notification pour suivre activement la conversation. Pour supprimer l’identification d’un collègue, modifiez ou supprimez le commentaire.
Vous pouvez également cliquer sur le bouton « Identifier des collègues » en dessous de votre message pour ajouter un collègue.

Lorsque la publication est faite, l’hashtag apparaît comme un lien hypertexte. C’est en cliquant dessus, que le fil des publications utilisant le même hashtag apparaîtra.
 
Si vous avez ajouté des photos à votre publication, vous pouvez également en supprimer une sans supprimer la publication :
  1. Cliquez sur  en haut à droite de votre publication.
  2. Cliquez sur Modifier la publication.
  3. Passez le curseur de votre souris sur les photos à supprimer et cliquez sur x en haut à droite.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Comment partager une publication ?

Pour partager un contenu public :
1. Cliquez sur  en-dessous de la publication. 
2. Cliquez sur le menu déroulant en haut de la nouvelle publication pour choisir entre la partager dans un groupe, dans un évènement ou dans un message privé.  
3. Choisissez le groupe, l’évènement ou la personne avec qui vous souhaitez partager la publication.
4. Cliquez sur « Publier » ou sur « Envoyer ».

Comment supprimer ou modifier un commentaire que j'ai publié ?
Pour supprimer un commentaire que vous avez publié :

1. Passez le curseur de la souris sur l'icône commentaire et cliquez sur .
2. Cliquez sur Supprimer.

Pour modifier un commentaire que vous avez publié :
1. Passez le curseur de la souris sur le commentaire et cliquez sur .
2. Sélectionnez Modifier, effectuez vos modifications, puis appuyez sur Entrée
Comment réagir à une publication ? (Commentaires, likes, réactions.)
Lorsque vous souhaitez réagir à une publication, plusieurs options se présentent :
1. Cliquez sur la section « Votre commentaire », tapez votre commentaire, et appuyez sur la touche « Entrée » pour publier (ou sur la flèche, quand vous utilisez l’application mobile)
2. Cliquez sur le bouton "J'aime"  pour liker un contenu ou un commentaire. 
3. Faites glisser votre souris sur le bouton « J’aime », pour faire apparaître les réactions. Cliquez ensuite sur celle que vous choisissez.

Pourquoi réagir à une publication ? (Commentaires, likes, réactions.)
Les trois fonctionnalités de réaction proposées par Workplace sont étroitement liées. Pour ainsi dire, elles vont en crescendo : de la réaction rapide au commentaire détaillé.

1. Le like permet simplement d’accorder notre approbation au contenu partagé.
2. 
Les réactions offrent un palier supplémentaire… Vous opter alors pour : le « j’aime » classique, le « love », (ou « j’adore ») le rire, l’étonnement, la tristesse, et la colère.
3. 
Les commentaires, eux, sont une façon de démarrer ou rejoindre une conversation centrée autour de la publication.   Workplace, comme tout réseau communautaire, est un espace d’échange. Il est par conséquent important d’amorcer un échange autour des contenus partagés. Plus il y a de réactions, meilleure sera l’analyse qualitative des publications. Les prochaines seront donc d’autant plus adaptées à la nature de votre communauté.

Comment utiliser Workchat ?
Au même titre que beaucoup de réseaux sociaux, Workplace dispose d’un service de messagerie. Ce service « Workchat » est activé automatiquement, et se trouve à deux emplacements différents :


1. Sous forme de bandeau, à la droite de votre page d’accueil.
2. En cliquant sur l’icône de bulle, dans la barre des tâches (en haut de la page).  Vous pouvez télécharger l’application « Workchat », dissociée de la plateforme Workplace, sur votre mobile ou votre ordinateur.
 
Dans le cadre de la conférence, c’est un bon moyen pour contacter différents adhérents, prendre des rendez-vous, ou encore créer une conversation groupée.

Remarque : Sur les profils, un bouton « Message » est également disponible, pour contacter la personne concernée.

A combien de collègues puis-je envoyer un message simultanément ? 

Vous pouvez envoyer un message à un maximum de 250 collègues à la fois.
Lorsque vous souhaitez partager du contenu avec un groupe dont vous faites partie, vous pouvez le publier dans le groupe. Tous les membres du groupe pourront voir votre publication et ceux qui ont activé les notifications de groupe recevront également une notification relative à votre publication.

Comment ajouter un fichier à mon message ?
Pour ajouter un fichier à votre message, procédez comme suit :


1. Cliquez sur  dans l’angle supérieur droit de la fenêtre de discussion.
2. Sélectionnez Ajouter des fichiers… et choisissez le fichier à envoyer.
3. Rédigez votre message et appuyez sur Entrée pour l’envoyer. 
Lorsque votre message comprend un lien vers un site web (comme une vidéo ou un article), un aperçu du lien est ajouté à la conversation. Une fois que l’aperçu s’est affiché, vous pouvez effacer le lien pour n’envoyer que l’aperçu.

Comment indiquer les notifications que je souhaite recevoir ?  

Vous ne pouvez pas désactiver toutes les notifications, mais vous pouvez définir le mode et la nature des notifications que vous recevez.

Voici quelques notifications que vous pouvez configurer à partir de vos paramètres :
  • Notifications par e-mail
  • Notifications push sur votre téléphone
  • Notifications de groupe
  • Notifications d’évènements

Comment modifier mes paramètres de notification par e-mail ? 

Pour modifier vos paramètres de notifications par e-mail, procédez comme suit :

1. Cliquez sur  en haut à droite de Workplace et sélectionnez Paramètres.
2. Cliquez sur Notifications, puis sur E-mail.
3. Choisissez de recevoir toutes les notifications, les notifications importantes ou uniquement les notifications concernant votre compte. Vous pouvez également modifier vos paramètres de notification concernant les vidéos en direct.
 
Pour désactiver une notification par e-mail en particulier (p. ex., les mises à jour d’un groupe, les publications populaires de votre entreprise, etc.), appuyez sur Se désabonner en bas de l’e-mail
2. Cliquez sur Notifications, puis sur E-mail.
3. Choisissez de recevoir toutes les notifications, les notifications importantes ou uniquement les notifications concernant votre compte. Vous pouvez également modifier vos paramètres de notification concernant les vidéos en direct.
 
Pour désactiver une notification par e-mail en particulier (p. ex., les mises à jour d’un groupe, les publications populaires de votre entreprise, etc.), appuyez sur Se désabonner en bas de l’e-mail.

Comment activer ou désactiver les notifications push sur mon téléphone mobile ?
Pour recevoir des notifications push, vous devez les activer dans les paramètres de votre téléphone ou de votre tablette.

 
Android
  1. Appuyez sur  et faites défiler la page vers le bas. 
  2. Appuyez sur Paramètres du compte > Notifications > Mobile
  3. 
Sélectionnez les éléments pour lesquels vous voulez recevoir des notifications et désélectionnez ceux pour      lesquels vous ne voulez pas en recevoir.


iPhone & iPad
  1. Accédez à l’application Réglages de votre appareil
  2. Appuyez sur Notifications.
  3. Faites défiler l’écran vers le bas, puis appuyez sur WorkPlace (et/ou Workchat)
  4. Faites glisser Activer les notifications sur la couleur verte   

Pour régler vos notifications push pour l’application Workplace :

  1. Appuyez sur  Plus et faites défiler la page vers le bas.
  2. Appuyez sur Paramètres > Paramètres du compte > Notifications > Mobile

Sélectionnez les éléments pour lesquels vous voulez recevoir des notifications et désélectionnez ceux pour lesquels vous ne voulez pas en recevoir.
Ensuite, vous pouvez choisir :
  • Toutes les publications : vous recevrez des notifications pour toutes les nouvelles publications du groupe.
  • En bref : vous recevrez des notifications pour des publications des personnes que vous suivez et les publications suggérées.
  • Non : vous ne recevrez aucune notification pour les publications du groupe. 

Remarque : si un groupe atteint au moins 250 membres, ses paramètres de notification sont réglés par défaut sur En bref. Les membres du groupe peuvent toujours changer leurs propres paramètres de notification.

S’il s’agit d’un groupe du type Annonce, toutefois, ses paramètres de notifications par défaut seront Toutes les publications, peu importe si le groupe comporte plus ou moins de 250 membres.